Qualitätsprüfung durch Dritte im Vergleich zur internen Qualitätsprüfung

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Qualitätsprüfung durch Dritte im Vergleich zur internen Qualitätsprüfung

Die Aufrechterhaltung der Effizienz Ihrer Lieferkette und der allgemeinen Produktqualität kann durch eine interne Qualitätsprüfungaber die Fragen sind; - Sind Sie wirklich in der Lage, die Zeit und die Ressourcen aufzubringen, die für eine effektive Messung und Verwaltung Ihrer Systeme erforderlich sind? - Sind Sie in der Lage, eine objektive Analyse des Zustands Ihrer Systeme durchzuführen? - Wie sichern Sie damit Ihren Platz auf dem Markt in den Augen Ihrer Kunden? Wenn Sie die Vor- und Nachteile der Durchführung eines internen Qualitätsaudits bzw. eines Qualitätsaudits durch Dritte kennen, können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Produkte die Mindestanforderungen erfüllen, sondern auch, dass sie den höchstmöglichen Qualitätsstandard aufweisen, und gleichzeitig gewährleisten, dass Sie Ihre Produktionsabläufe auf höchste Qualität ausrichten. Klingt das wie etwas, von dem Ihre Organisation profitieren kann? Lesen Sie weiter und erfahren Sie, welche Vorteile die Durchführung eines Qualitätsaudits durch eine dritte Partei im Gegensatz zum Einsatz eines internen Qualitätsauditteams bietet.

Sind Sie auf dem Laufenden über die neuesten Produktvorschriften?

Das Angebot und die Nachfrage in unserer heutigen globalen Einzelhandelslandschaft bedeuten, dass es immer notwendig ist, mit den Änderungen der Produktvorschriften Schritt zu halten.

Qualitätsaudit durch Dritte

Ein dritter Qualitätsanbieter hat über Verbände und ein Netz von cloudbasierten Online-Systemen Zugang zu Ressourcen, die die es ihnen ermöglichen, sich über die neuesten Produktvorschriften auf dem Laufenden zu halten. Der Zugang zu einem solchen Netz ist ein wesentlicher Bestandteil ihres Dienstleistungsangebots und zeichnet einen guten externen Dienstleister aus. Mit solchen Möglichkeiten können Sie Ihre Abläufe rationalisieren und Ihr Produkt schneller auf den Markt bringen, so dass Sie mit dem Angebots- und Nachfragedruck auf dem Markt mithalten können. Bei der Durchführung eines Qualitätsaudits durch eine dritte Partei müssen Sie jedoch sicherstellen, dass die von Ihnen ausgewählten Prüfer auf Ihre spezifische Produktkategorie spezialisiert sind. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sie mit den wichtigsten Informationen über Produkte und Vorschriften auf dem Laufenden sind. Nehmen wir die weltweite Begeisterung für Zappelphilippe: Dieses Kinderspielzeug war schneller in den Regalen, als der Markt blinzeln konnte. Qualitätsprüfungsdienste durch Dritte - Fidget Spinner Es stellt sich heraus, dass mehr als 200 000 dieser Geräte mussten zurückgerufen werden aufgrund der Nichteinhaltung von Verfahrensvorschriften sowie der Tatsache, dass das Produkt kritische Mängel aufweist, was bedeutet, dass dieses Produkt dem Endverbraucher Schaden zufügen kann. Ein unabhängiger Qualitätsprüfer wäre in der Lage Ihnen einen unvoreingenommenen Inspektionsbericht zukommen lassenDadurch wird Ihre Marke vor Schäden und Produktrückrufen geschützt, die sehr kostspielig werden können.

Interne Qualitätsprüfung

Verlässlichkeit ist der Schlüssel. Ist Ihr internes Personal in der Lage, die nötige Zeit aufzubringen, um sicherzustellen, dass es alle relevanten Produktinformationen versteht, die Sie benötigen? Ihr Unternehmen verfügt zwar über das nötige Know-how, aber wahrscheinlich nicht über die Ressourcen oder Kapazitäten, um jemanden abzustellen, der sich mit den neuesten Vorschriften vertraut macht. Qualitätskontrolldienste durch Dritte - geografische NetzeViele Unternehmen verfügen nicht über die umfangreichen geografischen Netze, die größere Einzelhändler haben. Daher verbringen Ihre internen Mitarbeiter viel Zeit mit Reisen für Qualitätskontrollen und haben nicht genug Zeit, sich auf die Qualität eines Produkts zu konzentrieren. Dadurch verlangsamen sich oft die Produktionsprozesse, und die Zeit bis zur Markteinführung wird länger. Nehmen wir das Beispiel des Fidget Spinners: Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr internes Team von der Nichtkonformität erfährt, bevor das Produkt auf den Markt kommt? Denken Sie darüber nach. Ein Vorfall wie der oben beschriebene setzt Ihre Marke einem unnötigen Risiko aus, das zu schlechter Publicity und erheblichen Umsatzeinbußen führen kann. Dose Kann sich Ihre Organisation das leisten?

Verfügen Sie über das gesamte technische Know-how?

Produkttechnisches Fachwissen und umfassende Prüf- und Inspektionserfahrung sind ein unterschätztes Gut in der Lieferkette des Einzelhandels. Wie können Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen?

Dritte Partei

Ein externer Qualitätsdienstleister kann Ihnen ein umfangreiches Netz an technischem Fachwissen in Bezug auf Ihr Produkt und Ihre Qualitätssysteme zur Verfügung stellen, von Werksaudits über Inspektions- und Prüfgeräte bis hin zu spezifischen Techniken, die erforderlich sind, um die Konformität Ihres Produkts zu gewährleisten. Qualitätskontrolldienste durch Dritte - technologisches NetzEinige Prüfgeräte sind möglicherweise nur für ein bestimmtes Produkt geeignet, oder die Prüfverfahren werden aktualisiert, um den jüngsten Änderungen der Vorschriften Rechnung zu tragen. Oft sind externe Anbieter in der Lage, technische Lösungen auf der Grundlage der oben genannten Spezifikationen anzubieten, zusammen mit Teams, die sich mit den neuen Prüfverfahren gut auskennen. Externe Anbieter schicken ihre Inspektoren oft zu Schulungen, damit sie sich mit neuen Geräten und Prüfverfahren vertraut machen können, um sicherzustellen, dass eine qualitativ hochwertige Dienstleistung mit einer minimalen Rückrufquote angeboten wird. Für externe Qualitätsdienstleister ist es von vorrangiger Bedeutung, über die neuesten Trends und Entwicklungen in Ihrer Branche auf dem Laufenden zu sein und die besten Verfahren zu kennen, die Sie befolgen sollten. Diese Art von Wissen und Erfahrung kann zu Ihrem Wettbewerbsvorteil genutzt werden.

Interne Qualität

Ihr internes Team mag zwar über das Wissen über das Innenleben Ihres Produkts und Ihre idealen Qualitätsverfahren verfügen, aber die Realität sieht so aus, dass dies nicht immer ausreichend ist. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben und die neuesten Normen und Vorschriften zu überwachen, sind viele Ressourcen erforderlich. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die gesamte Dokumentation ordnungsgemäß aktualisiert wird, was oft nicht der Fall ist. Diese begrenzten Ressourcen können zu unnötig komplexen Verfahren führen, die sich bis zum Himmel auftürmen, die aber durch eine gute strategische Planung und Strukturierung hätten vermieden werden können. Dies ist oft keine Stärke vieler kleinerer Organisationen. Der Schlüssel liegt darin, seine Stärken zu kennen und sich auf sie zu konzentrieren, um das Wachstum der Organisation zu fördern.

Geeignete Technologie für qualitativ hochwertige Verfahren

Der Einsatz einer geeigneten Technologie, die es Ihnen ermöglicht, Ihre operativen Fortschritte und Dinge wie Ihre Produktinspektionsberichte zu verfolgen, ist für die Rationalisierung Ihrer Qualitätsabläufe unerlässlich.

Dritte Partei

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass externe Qualitätsanbieter über angemessene und geeignete Plattformen verfügen, um die Qualitätssysteme ihrer Kunden effektiv zu verwalten. Diese Plattformen müssen auch in der Lage sein, alle Daten ordnungsgemäß zu erfassen und zu verfolgen sowie bestimmte Aspekte der Dokumentation und Kommunikation zu verwalten. Diese Technologie liefert umfassende Daten, die Ihnen Einblicke in Ihre Lieferkette ermöglichen, die Ihnen sonst nicht zur Verfügung stünden. Diese Daten können in Strategien für Ihre Marke einfließen, von der Risikominderung über die Bestandsverwaltung bis hin zu der Art und Weise, wie Sie Produkttests in Ihrem Labor durchführen, und den Arten von Prüfberichten, die erstellt werden. Sie müssen wertvolle und umsetzbare Erkenntnisse liefern, damit Sie Ihre Qualitätssysteme optimieren können, um die Effizienz zu steigern, was zu einer höheren Produktionsrate und einer kürzeren Markteinführungszeit für Ihre Produkte führen sollte. Qualitätsprüfung durch Dritte - TCF-LösungIhr Produkt. Wenn Sie all dies zusammenzählen, werden Sie feststellen, dass die Gewinnspannen höher sind und dass Sie in der Lage sind, Angebot und Nachfrage Ihrer Produkte zu befriedigen, was Ihnen den gewünschten Wettbewerbsvorteil verschafft. Werfen wir einen kurzen Blick auf die Lösung Technical Compliance File; Dies ist eine Compliance-Lösung, die Ihnen einen zuverlässigen und genauen Einblick in Ihre Compliance-Prozesse ermöglicht. Sie wird über eine webbasierte Plattform angeboten und ist eine eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Compliance-Dokumentemit Echtzeit-Updates und 24/7-Zugang und Einblick. Diese Art von Technologie ermöglicht Ihrer Organisation mehr Fokus, Kontrolle und Einblick.

Interne Qualität

Es kann eine Herausforderung sein, über aktuelle Technologien oder Systeme zu verfügen, da die internen Qualitätsteams immer noch stark auf manuelle Tabellenkalkulationen angewiesen sind, was viel zu viel Raum für menschliche Fehler lässt. Verzerrte Daten können weitreichende Folgen für Ihre Qualitätssysteme haben, die sich oft zu Produktrückrufen und finanziellen Verlusten für Ihre Marke auswachsen können. Oft wird über die Kostspieligkeit von Software diskutiert. Dies ist zwar ein stichhaltiges Argument, vor allem für KMU, die versuchen, sich über Wasser zu halten, was oft die einzige Priorität ist, aber es wird empfohlen, die schrittweise Integration von Technologie in Ihre Qualitätssysteme in Erwägung zu ziehen, um mit der Rationalisierung Ihrer Verfahren für mehr Effizienz zu beginnen. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die gesamte technische Dokumentation systematisch zu verwalten. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Behörden das Recht haben, die technischen Unterlagen einzusehen, die einen vollständigen Satz technischer Dokumente enthalten sollen. Einige Einzelhändler versuchen, diese technische Dokumentation durch ein internes Team zu sammeln, aber das ist oft ein ziemliches Durcheinander aufgrund verschiedener Industrienormen wie;
  • Der Hersteller ändert die Materialien von Zeit zu Zeit, weil er anderswo einen günstigeren Preis gefunden hat.
  • Der Käufer passt die bestellten Produkte an, um sie einzigartig und zu einem höheren Marktwert zu machen.
  • Die meisten Prüfberichte laufen nach einem Jahr ab, so dass die Dokumentation oft entweder abgelaufen oder nicht vorhanden ist.
Daher muss ein internes Team die Lieferanten immer wieder auffordern, alle gültigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, und gleichzeitig steht es unter dem internen Druck des Merchandising-Teams, die Lieferung freizugeben.

Rationalisierung des Freigabeprozesses für Ihre Sendungen

Es grenzt an ein kleines Wunder, wenn man die internationale Logistik ohne den Dominoeffekt der Albträume übersteht, die auf dem Weg dorthin auftreten. Ihre Sendungen bleiben im Zoll stecken aufgrund fehlerhafter Dokumentation führt zu einer Reihe von Verzögerungen für den Rest Ihres Vorgangs.

Dritte Partei

Die Zusammenarbeit mit einem dritten Qualitätsanbieter, der eine Schlüsselrolle bei der Freigabe von Sendungen spielen kann, kann dazu beitragen, dass Sie sich nicht selbst durch dieses Netz komplexer Logistik bewegen müssen. Qualitätskontrolldienste durch DritteInspektionsberichte sind für die Freigabe von Sendungen durch den Zoll unerlässlich. Es ist Sache des Einzelhändlers und Ihres Qualitätsanbieters, eine Richtlinie für die Bewertung der Berichte aufzustellen. Diese Richtlinie für die Berichtsbewertung bildet eine Grundlage für die Automatisierung, die den Umfang der manuellen Änderungen nach der Überprüfung der Berichte verringert. Die manuelle Überprüfung dieser Berichte verlangsamt die automatischen Versandprozesse immens und der gesamte Prozess wird weniger sinnvoll. Ein externer Qualitätsanbieter ist in der Lage, Sie mit Branchenkenntnissen und bewährten Verfahren in Bezug auf Ratingberichte zu versorgen. Außerdem können Sie Ihre Rating-Berichte an die Anforderungen Ihres Produkts anpassen. Sobald der Ratingbericht erstellt ist, kann Ihr Qualitätsdienstleister seine technischen Systeme nutzen, um tägliche Berichte sowohl an den Kunden als auch an das von Ihnen gewählte Frachtunternehmen zu senden. Dadurch wird der Freigabeprozess sowohl für Sie als auch für das Transportunternehmen wesentlich klarer und schneller. Der Berg an Papierkram - von Einfuhrlizenzen bis hin zu vollständigen Inspektionsberichten - ist für sie kein Problem mehr, so dass sie einen rationalisierten, effizienten Prozess für Ihr Unternehmen ermöglichen.

Interne Qualität

Wie oft sind Sie schon mit einer Sendung stecken geblieben, nur um zu erfahren, dass Sie nicht die richtigen Papiere haben? Qualitätskontrollen durch Dritte - ZollformalitätenDies ist häufig darauf zurückzuführen, dass die internen Qualitätskontrollteams viel reisen müssen, was bedeutet, dass sie nicht genug Zeit haben, um die Genehmigungen zu erteilen, die für eine rechtzeitige Freigabe der Sendungen erforderlich sind. Ich will mich nicht wiederholen, aber ein internes Team, das die mit dem Versand verbundene Logistik bewältigen kann, wäre zweifellos ein Traum, aber um sicher durch den Zoll zu kommen, muss man in all den anderen oben genannten Punkten effizient sein. Interne Teams, die nicht über genügend Zeit, Ressourcen und technisches Fachwissen verfügen, werden es schwer haben, mit Problemen fertig zu werden, die andernfalls hätten vermieden werden können. Also, so sieht es aus... Das Qualitätsmanagement ist ein komplexes System, das 100% Ihrer Aufmerksamkeit und Konzentration erfordert. Sind Sie in der Lage, diese Art von Zeit und Ressourcen zu investieren, um genau das zu gewährleisten? Das ist eine Frage, die viele nicht beantworten wollen, aber die Realität ist, dass Sie sich die Zeit und die Ressourcen nicht leisten können, die nötig sind, um ein vollständig optimiertes Qualitätssystem zu schaffen, das qualitativ hochwertige Produkte für Ihre Marke pünktlich produziert. Und was dann? Es könnte sich lohnen, einen externen Qualitätsdienstleister zu beauftragen, der Ihnen die Zeit und die Ressourcen zur Verfügung stellt, die Sie für die Rationalisierung Ihrer Lieferkettenabläufe benötigen. Ein externer Qualitätsdienstleister kann Ihnen Folgendes bieten; * Die neuesten Produktvorschriften * Technisches Fachwissen * Er verfügt über die geeignete Technologie, um Ihre Abläufe zu optimieren * Sie verfügen über das Know-how, wie Sie die internationale Logistik für Ihre Marke meistern können. So können Sie sich auf das konzentrieren, worin Sie gut sind: die Herstellung hochwertiger Produkte und die Schaffung eines weltweit wettbewerbsfähigen Vertrauensverhältnisses zu Ihren Kunden. Haben Sie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Qualitätskontrolldiensten von Dritten?
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Comparing the old and the new in compliance software

Maintaining supply chain compliance is an issue retailers/importers have found more difficult to navigate in recent years with an increase in pressure from consumers for more ethical products, and the digitization of retail supply chains.

Dealing with compliance issues have long been managed by manual compliance document filing procedures, which may have provided one a greater level of control in some respects in the past, but also made it that much more difficult to stay on top of one’s supply chain with all the heavy paperwork.

The need for an update in the way that compliance was documented, implemented and achieved was evident.

This brought about the advent and introduction of an online compliance solution. Web-based filing presented an all-in-one platform that promised greater transparency, and control over one’s supply chain in real time.

However, even with this tool there are still retailers/importers today who rely on more traditional means by which to tackle ever evolving issues that can be more readily addressed with more the accurate reporting data, flexibility and speed of an online solution.

In this blog post we will take a look at the benefits of the online compliance software known as the TCF solution over traditional compliance filing procedures, in the hope of showcasing why bringing supply chain compliance into the online age is a must for your household goods business.

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Often times retailers locally and globally are unaware of the options that are available to them, and also what benefits they can have for their organization. This often leads to sticking with what you know, sticking to a solution that may not always have the best ROI for your organization.

Why is this TCF solution right for you?

TCF is an online compliance software solution that:

  • streamlines your compliance and regulatory operations
  • provides actionable insights into the performance of your suppliers
  • allows insight into areas of risk that you may not have seen before
  • is extremely cost effective and efficient

The kind of visibility that a solution like this promises goes very far to help increase your productivity, therefore having a positive impact on your ROI.  

Learn more about the TCF solution API provides for household goods here!

Achieving compliance traditionally is a challenge right from the start. The constant back and forth communication with your suppliers, with a flood of emails to your inbox to constantly keep track of, to the unreliable manual entry spreadsheets. There is too much room for human error here to remain as productive as what consumers today are demanding.  

The digital landscape we find ourselves in is all about keeping up with the constant demand of the retail supply chain. If your current compliance systems are holding you back with errors that can be avoided easily, then your supply chain may not be as competitive or as productive as it likely should be.

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Compliance issues? You need this online software

Completing a Technical Compliance File as we know is a requirement by regulation. Consolidating compliance documents is an immense challenge and is a web of complexities that often creates confusion and uncertainty. The many rules and regulations that are needed for a specific product to attain a certain level of compliance are so complex that it can be unclear on how to begin addressing them let-alone having the in-house capabilities to begin addressing them.

“Is there a solution to this web of complexity?”

Eine in-house developed, web-based platform with 24/7 availability and safe storage of your documents has been created. A platform like this can create immense value for retailers, importers and quality directors, helping to alleviate some of the compliance pressures and complexities by keeping everything in one place.

In this post, I interview Aurelien Dalle, Chief Operating Officer for API, where we endeavor to uncover some of the frequently asked questions surrounding this new compliance software, and the benefits that it can provide for brands that struggle with compliance issues brought on by missing, incomplete or incorrect documentation.  

Q: What are some of the common challenges that organizations face with TCF and compliance in general?

  • There is often difficulty in having and keeping all the product, standards and regulation expertise and regulatory watch internally as more often than not it needs technical experts in many different fields to assist.
  • There is difficulty in keeping track of the documentation with no proper IT system for support and often relying on many emails and excel files for documents.compliance issues.jpg
  • In many organizations, the quality team is small. In some instances the only teams big enough to support such task are within the purchasing team and even then they are often in need of assistance from the laboratories for advice and judgement regarding compliance and quality in general.
  • That it is a huge and tedious task to map out the requirements for each product and to contact the suppliers to collect the all the documents. It can also be a wearisome task to review 50 page documents all in one day.

Q: What is the follow-up action after applying the TCF service?

  • If the client is unaware of the standards and regulations that are applicable to complete a TCF, the API TCF team can define and give recommendations on the scope of compliance (mandatory standards and technical documentation as well as recommended performance requirements) of the product for its destination market.
  • The API TCF team start contacting the suppliers by providing them access to the database and inform them, through the TCF tool about the exact requirements applying to the products so that suppliers can begin uploading the documents, should they already have the documentation on hand, otherwise the supplier will start arranging the necessary testing in laboratories.

Q: How can an organization benefit from this compliance software?

  • The TCF tool provides centralized information, that is available 24/7. We offer technical expertise from the API lab and automatic statistics to monitor specific supplier performance. There are also organized reminders embed in the system, tracking all sort of activity and dates within the tool.
  • Tracking of standards/documents validity and expiry dates and versioning, so the same file does not need to be re-checked for the following orders.

Q: What is the turn around time of a completed TCF?

The turnaround time is dependent on the supplier’s performance, so generally it can be from 1-2 weeks all the way up to 2-3 months. It can sometimes be more as some specific endurance tests span over several months.

Q: What are the benefits of using a web-based platform?

This software and its information is centralized and can be accessed from different countries. It minimizes the amount of emails sent and received while also reducing the number of collections of large documents. These documents are also then automatically and properly archived for each item.

Q: How do you ensure document security and confidentiality?

There is password protected access and secure encrypted pages that guarantee confidentiality. Therecompliance software - safe storage is also a dedicated IT team to ensuring the safety of the software and only API employees are allowed to make modifications to the platform.

There are many benefits to this TCF compliance software, an all inclusive solution that is able to streamline all of your compliance issues creating operational efficiency for your brand, increased visibility into your supplier and their performance as well as being able to mitigate against any unnecessary risks. 

An informative interview that has been able to clearly define the benefits of this solution do you have thoughts or questions regarding this? Contact Us!


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[VIDEO] What is a Technical Compliance File (TCF)

Compliance and regulation has changed so much over the years with far more stricter regulations required for retail products today than ever before.The changing landscape has meant the very nature of compliance has become rather complex and difficult to achieve without adequate knowledge and expertise.

Compliance solution documentsMany of the compliance complexities that arise are in the collection and gathering of all the necessary documentation. Many manufacturers, importers and retailers today are still operating on outdated systems like spreadsheets, creating unreliable data and documentation, which creates an almost insurmountable task trying to maintain the information for each product reference.  

Often times professionals find themselves in a position of begging and pleading for documentation with nowhere to turn but to wait on the slow turning wheels of doing everything manually. Data, technology and cloud-based systems and solutions are where supply chains are headed.

Today’s consumers dictate the level of safety and performance they need to make a purchase of your product; this can either be seen as a challenge for your supply chain or as a golden opportunity.

What if there was an all inclusive compliance software that could streamline all your supplier and compliance operations in one place… accurately and reliably?

In this post, we seek to uncover the Technical Compliance File (TCF) solution – A compliance solution that will help relieve many of the compliance pressures that your supply chain currently faces.

What is a TCF?

Why a TCF?

At this point you may be wondering about the exact operating of this system, and what kind of benefits a compliance solution like this can have for your current operating systems. So let me tell you;

There are a number of reasons why retailers are in preference for this solution;

  • Technical expertise – There are dedicated teams to review what exact documents are required for the products and that the documents received are exactly what you are in need of, including all follow up with any supplier or factory that may be delaying you. These experts are also able to give technical advice where necessary, ensuring you don’t find yourself in a sticky supplier situation that can easily be avoided.
  • Online 24/7 access – The TCF solution has a 24/7 online dashboard with real-time updates allowingTCF compliance software you insight into your compliance status whenever you need it. There are also progress charts allowing you actionable insight into timelines and your supplier progress. This solution is also able to store all your documents for up to 10 years, ensuring your documents are safely stored for any future reference.  
  • Transparency – A solution like this can provide you with a real look into your supplier and/or manufacturer’s status in the workplace. It provides invaluable insights into the kind of supplier you have chosen to work with as you can track their compliance and regulatory progress online. 
  • Visibility – This allows you insight into what tests are being done and achieved in the lab, placing you in a better position of understanding the level of compliance your products are achieving.
  • Additional custom services – In having the expertise to analyze and determine the exact compliance and regulatory documents you are in need of, there are other custom services that can be offered if you find yourself short of an audit or specific product test that you need done to form a part of your TCF.
  • Separate supplier reporting – You are able to access reports on your organizational progress, but also your supplier’s progress. Your supplier is given access to a separate dashboard, so your information remains confidential.
  • Cost reduction – Streamlining the incredibly complex compliance process into one solution will be cost effective for your brand. Let me break this down for you; As mentioned earlier, a TCF is required as part of regulation, you already know what the process is in collecting documents from your factory, and all the follow-up communication that is required to get your documents. It’s often difficult and complex with little or slow results.

Regarding product compliance, let’s say for a furniture retailer, each item may need up to 30 documents (without counting all the submitted and rejected docs, which can be even more) to demonstrate compliance just for that product. As a retailer, you likely have more than 1 item that needs to achieve compliance, and with every document that is needed, each could take up to 30 minutes to evaluate properly, which equates to about 15 hours for just one product! If you have a whole range of products, you can begin to see how costly this whole process can become.

Risk Mitigation – The insight that this solution can provide into the most vulnerable areas of your supply chain can be invaluable information. The information that you will have access to should alert you to potential risks early on, allowing you the time to mitigate those potential risks. 

Enhancing your current quality management systems to include a web-based solution like this can set your brand at a benchmark above the rest.Compliance software web-based solution

As supply chains are increasingly becoming more digitally adaptive with cloud-based operating systems, it will be necessary for you to analyze your current solutions to be more adaptive to the current supply chain climate.

A comprehensive solution like this can create an operational efficiency for your supply chain that may have never even crossed your path. The benefits and increased visibility into your supply chain will be invaluable to optimizing your current quality systems.

In a better place of understanding this web-based solution, do you have thoughts or questions regarding the TCF? Leave your questions in the comments section; I would love to engage with you on this.

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Quality Vs Compliance – The Case For Supply Chain Synergy

The age old debate of quality vs compliance or compliance over quality is something that we still wrestle with today. By defining what these concepts mean, we can start to paint a picture of why one may take precedence over the other in your eyes: Quality – This specifically refers to the ability of a product or service to consistently meet and exceed customer expectation from its design to its functionality. Einhaltung der Vorschriften – This specifically refers to whether or not your product meets specific product compliance regulations so as to be responsibly bought or consumed by a customer. Now, depending on your brand’s positioning and goals, you will likely be placing value on one over the other, putting your brand at unnecessarily high risks that can result in avoidable costs for you. “Does it really have to be one over the other?”  When quality and compliance are able to strike a harmonious balance within your supply chain, you create operational efficiencies that are able to create opportunities for growth in the marketplace, something your brand can benefit from by setting you at a bench mark above the rest In this blog post, we seek to uncover the importance of both quality and compliance and the benefits they have to manufacturers, suppliers and retailers all over the world, ultimately taking a closer look at what the perfect union of these two concepts can mean for you.

The case for quality

When one speaks of the quality of a product from a manufacturing perspective, it refers to the external review of a product. It seeks to satisfy consumers through its quality with regards to design, functionality, durability and aesthetic appeal. Quality vs compliance - aesthetic furnitureThe quality of a product can be defined in many ways and is almost always dependent on your specific consumer and their definition of quality for your specific item. So in that light, you will need to know exactly what your consumer is looking for to create the quality your brand is looking to achieve. When a consumer sets out to look for a quality product, they want to feel as though they have paid less than what the actual product is worth, the quality of the product far surpassing the amount they ended up paying. Fulfilling the need to exceed the consumer’s expectations, this is what true quality is all about. If fulfilling the need to meet your consumer’s expectations is at the top of your company’s agenda, is it not essential for your brand’s products to meet a level of quality that does just that? Let me leave you pondering that for a bit. In attempting to understand your customer’s definition of quality, it will be important to note that fulfilling consumer expectation and experience forms a part of that definition. Let me give you an example; If a consumer orders a product that has met and passed all quality tests it needed to meet, that product for all intents and purposes is a quality item. But, if the order arrives later than promised or arrives with a missing screw or the incorrect color, the consumer may not define this product as an item of value and quality. Striving for product quality is a stems right from the raw materials used, to the way in which it arrives to your customer, therefore every step needs to be taken into consideration.

The case for compliance

When a brand takes on compliance, it seeks to meet the minimum regulatory requirements specific to a product or item sold to a retailer. This may mean that although the product is not of the highest quality, it at least meets the minimum mandatory regulation requirements specific to it. Depending on your product’s destination market, it will likely need to comply with one or more of the following; * Product safety regulations * Substance regulations * Document requirements * Labeling requirements * Testing requirements You do not have to comply with all of these; as it will depend very much on your product and the market that it needs to enter. The importance of compliance is highlighted none the better than with the recent global Quality vs Compliance - Fidget Spinnerscraze of fidget spinners and, where 200, 000 of these spinners have been recalled due to it massive non-compliance failures. Many of these items that are being imported have been found to be non-compliant with the regulatory requirements specific to its markets. This is becoming a big problem as they have also proven to be a danger to children as the small parts they are made out of can and are causing serious harm. Where the confusion sets in, is that a product is capable of being compliant, but also not be the best quality product. The opposite is also true; you can have a quality item that does not meet all the regulatory requirements either. An issue like this can often arise within your supply chain whether it be in the design process, or even within the manufacturing process. This can create a high level of risk for your brand, and could land you in a position you do not want to be in.

The case for supply chain synergy

So as the debate goes, we seek to uncover the myth that quality supersedes compliance and vice versa. They need to work together, hand-in-hand, where they can create true value for your brand through optimized quality procedures from your factory to the consumers. Striving for compliance means to create operational efficiency for your supply chain. This means continuous improvements for your brand and its systems. These improvements can take the form of a compliance program which will begin to address the quality procedures (operationally and product quality) of your entire supply chain. The improvement of these systems will mean that you reduce your exposure to risk and also create a more visible and transparent supply chain, which consumers today base their buying decisions on. Always keep this in mind. A compliance program will also extend into the manner in which you select your supplier and evaluate the factory that your product will ultimately be made in. Ensuring that your supply chain is compliant will mean that you are essentially creating quality operating systems. Quality operating systems will mean that the product you produce is being made in the most optimal environment. A well-functioning environment where quality and compliance is a part of every operating system will flow into the very essence of your product, making consumers want to purchase your product at a price that they feel is undervalued for an item of such great quality Today’s consumer is empowered with access and knowledge into your product and your supply chain;Quality vs Compliance they want to know where its raw materials were sourced, how it was made, who made it and what its level of quality is. They ask themselves whether or not your product will be an investment in their lives. The key here will be to know your target market, know your consumer. If you do not know what they want, you will struggle to be their go-to brand; you will lose out on their brand evangelism and praise affecting your bottom line “Is this the type of brand and product you wish to create?” Retailers today are under so much pressure with the current supply and demand of products, that quality and/or compliance is not always a priority. “But, it should be!” Bad quality and non-compliance both mean that your brand is at an unnecessarily high risk with regards to meeting regulations and your reputation. It will be worth all the hard yards that you put in from the creation and design to the manufacturing and distribution of your products. This will help mitigate unnecessary risk, saving you money and precious time.

Schlussfolgerung

These two concepts can be integrated into your supply chain through a Quality Management System – “QMS is a set of policies, processes and procedures required for planning and execution of a product or service.” This should help you create a structured system for continuous improvements that can be made to all areas of your supply chain and its operations. Today’s empowered consumers show us just how important both quality and compliance are for your products and brand. It will be important to make these a priority in order to maintain that globally competitive advantage. If you are interested in learning how to build a compliance program that also addresses product compliance within your supply chain take a look at the eBook we wrote on how to go about doing just that.

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8 Steps To Limit Risk in Your Toy Testing Procedures

Production competitiveness has become so high in countries like China that suppliers often find ways to cut corners in order to save costs, often putting the quality and safety of your toys, and their extremely vulnerable user base, in jeopardy. When it comes to upholding product safety and compliance, no other consumer goods product is more highly regulated than toys. However, despite stringent requirements and mandatory safety toy testing around the world, unsafe children’s products continue to reach the market today.

As recent as 2017, many importers of the popular ‘fidget spinners’ were found to be selling products in the US that contained alarmingly high levels of mercury and lead leading to mass product recalls and damaged brand reputations.

Non-compliance in the toy industry present a myriad of dangers for brands that can lead to heavy financial losses, unnecessary recalls, and a damaged reputation. It’s reasons like these that quality managers constantly live in fear of quality issues with toys, but it doesn’t have to be this way with strict compliance regulations and proper toy testing procedures.

Improving Your Existing Toy Quality Assurance Processes

Toy quality assurance and toy testing As a quality manager who is responsible for producing toys you know that where quality is concerned the stakes are sky-high. You need to know that toys adhere to the demands of every test they might face when being exported globally to markets with different demands. At API, our quality inspectors and laboratories follow a comprehensive set of 8 toy quality testing steps (built through decades of experience) that helps quality managers effectively manage quality right from the outset. This article will take a brief look at the global toy testing standards themselves, and the step by step procedures API follows to help minimise the risk of quality issues sneaking through and danger of recalls happening, as well as protecting your supply chain and ensuring customer safety and satisfaction.

API’s 8 Step Toy Quality Assurance Process

Click here to watch our comprehensive toy testing process video

1. Preventing Mechanical Risks In The Design Stage

Product Design Specification (PDS) serves as the guideline for understanding the various problems identified early on in the design stage. Possibilities need to be investigated and filtered through various criteria laid out in the PDS to be set forth as practical, viable solutions that require further evaluation.

Through comprehensive design evaluation and hazard assessments, API help you identify potentially dangerous design features and mechanical risks from the outset, helping you save on costly redesign and engineering resources related to product modification, and more serious quality and safety issues later down the line. Furthermore, the evaluation also helps to identify all of the necessary tests that you would need to submit your product to.

2. Preventing Toxic Risks With Raw Materials Testing

Raw material toy testing to ensure toy quality Raw material quality control is paramount in helping to prevent product failure and ensuring a consistent level of quality that you and your customers expect. Making sure that players in your supply chain are continuously subjected to testing of raw materials being used in your toy production, or when they decide to switch suppliers, verifies that the materials are at the level of quality you’re paying for and that no toxic elements such as lead and cadmium finding their way into your finished product. Complying with chemical restrictions in raw materials laid out by the EU and US chemical content regulations such as REACH, EN71 and CPSIA starts with chemical testing. API’s laboratories help to identify toxic elements that can aid you in defining a list of approved materials to be used in the toy production process early on, ensuring your products comply with the limits set for safe use now and into the future.

3. Evaluating Toy Safety Before Mass-Production Through Prototype Testing

The practical solutions and tests identified in the design evaluation stage are embodied in the form of a prototype. The aesthetics, functionality, mechanical aspects, as well as the potential manufacturing issues are all considered, and these aspects need to be thoroughly tested. API’s technical experts are part of technical committees that discuss and write standards for toys, and can ensure you are up to date on the latest developments and discussions on regulation before new regulations are officially published. API’s Hong Kong Laboratory is accredited by HOKLAS to perform laboratory testing for the European, American and Australasian markets. The three main areas of testing are:

1) ‘Mechanical and Physical Properties’

  • Drop Test
  • Compression Test
  • Torque Test
  • Tension Test
  • Flexure Test
  • Bite Test

2) ‘Flammability’

  • Conducted on  toys to examine their flammability characteristics

3) ‘Restricted Substances – Chemical Testing’

  • Lead content test
  • Cadmium content test
  • Phthalate content test
  • Other applicable chemical tests

Prototype testing helps to identify the shortcomings of initial toy design and how they will hold up in real use case scenarios.

Toy testing at a factory

Evaluate your Factory

Perform a quality management audit with specific points related to toys, such as ensuring that sharp tool equipment and a broken needle policy has been used and properly calibrated. It is also important to ensure that your factory has also established traceability system for identification and tracking materials through production. Through this testing process, API helps you to further refine the product design and remove any obstacles that may detract from the original concept by making it safer for use, and ultimately, preventing the need for costly recalls well before the products hit the production line. On top of this testing process, API are also entitled to issue certificates of conformity as a ‘Notified Body’.

4. Ensuring Compliance Through All Inclusive Compliance Software

Whether your brand is directly or indirectly affected by Directive 2009/48/EC, it is of vital importance to ensure the collection and gathering of all the necessary technical documentation needed from your manufacturer to demonstrate the conformity of the product to the applicable requirements of the TSD.

It is up to your product manufacturer to draw up this technical documentation, or request it from relevant parties, and keep it and the EC declaration of conformity for a period of 10 years after the toy has been placed on the market. It is up to you as the importer to ensure that the manufacturer fulfills this duty, that the toy bears the required conformity marking, and is accompanied by the required technical documents. These documents must be made available to national surveillance authorities upon request for the same period of time to demonstrate conformity of the toy. Technical documentation to be drawn up and collected must be presented in one of the official languages in the EU and shall include: 1. Description of the design and manufacture 2. List of components and materials 3. Safety data sheets 4. Safety assessments 5. Conformity assessment procedure 6. EC declaration of conformity 7. Addresses of manufacture and storage 8. Documents submitted to a Notified Body 9. Test reports 10. Conformity of series production details 11. EC-type examination details 12. Conformity of series production details Today, many manufacturers, importers and retailers are still operating on outdated systems like collecting multiple spreadsheets and files, leading to unreliable data and outdated documentation, which creates an almost insurmountable task of trying to accurately trace and maintain the information for each product reference. API’s Technical Compliance File (TCF) solution is a one process procedure that consists of 5 steps to ensure total product compliance: 1. Expert intervention to define the scope of compliance 2. Document collection 3. Document review 4. TCF report issuance 5. Record keeping and database integration (all available online 24/7)
A solution like this promises increased visibility and transparency into your supply chain that will prove invaluable to optimizing your current quality systems, allowing you the time to mitigate any potential quality risks as and when they become apparent.

5. Monitoring Production Consistency With DUPRO/Inline Inspection

The production line is inspected when at least 25% of the order has been completed. The DUPRO verifies that initial discrepancies found out during an Initial Production Check (IPC) have been rectified.

Each stage of the assembly process will be analysed and samples of the goods in progress will be collected and checked. This means that any impending problem can be identified on-site and addressed at the very stage where it is occurring. By checking unfinished products during production and assessing if AQL standards are being met, API assures that corrective actions can be taken in order to assure the quality of your toys moving forward.

6. Checking and Classifying Non-Conformities Right Before Shipping

API conduct both Final Random Inspections and Loading Check inspections to ensure your products conform and that they are being shipped in a safe and secure manner.

Letzte Stichprobenkontrolle

A FRI (Final Random Inspection) is basically an acceptance sampling inspection performed prior to shipment. The Sampling is derived from the inspection level requested in accordance with MIL-STD-105E (ISO2859-1). API is also certified HKIAS which endorses third-party inspection based on an in-house procedure. The sampled goods are then checked piece by piece and the non-conformities found, if any, will be classified into three categories (critical, major and minor). The selection of an AQL (Acceptable Quality Level) per type of non-conformities will determine the acceptance or rejection of the goods.

Sample Collection For Lab Testing

Products randomly picked from mass production for pre-shipment testing which can occur in DuPro or FRI. The test checks the alignment of product quality from mass production and pre-production.

Pre-shipment Testing

The aim of pre-shipment testing is to verify the consistency of the production quality with a focus on critical aspects of the toys, without having to perform the full test again. API provides tailor-made testing solutions based on client requirements to ensure quality is maintained at this stage of the process. Loading check inspections to ensure toy quality

Loading Check Inspections

The loading check serves as a way to control container quantity and to adequately manage stuffing arrangement. API performs inspections of packed goods as they are being loaded into the shipping container to ensure the correct products are loaded, in a secure and safe manner.

7. Taking Quality Assurance Full Cycle With Reorders and Random Sampling

Sample collection for testing during the reorder process is a concept of a highly effective continuous quality improvement monitoring program, helping you determine the frequency of testing per supplier performance. This policy sends a clear message to suppliers that you’re watching their product quality closely, and that any unauthorized product/material change is strictly prohibited, and at the same time encourages them to improve.

8. Business Intelligence Tools

In order to the determine the frequency of sampling per factory, you’ll need a comprehensive vendor scorecard. API have developed its own platform for you that records quality data of each factory’s test and defect levels during inspection.

It also provides you with a comprehensive data analysis on factory performance across your own suppliers and across others in our database that you may not currently be working with. The database record does not simply include just the pass or failure of the product test/ inspection, but also a record and classification of each defect. Through this database we’re able to point out top defects recorded per factory and compare your own suppliers against others in the industry.
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REACH - Erweiterung der Anforderungen an Phthalate (Eintrag 51)

Gemäß den im Dezember 2018 veröffentlichten Ergänzungen der Europäischen Union wird der Anwendungsbereich von Eintrag 51 des Anhangs XVII der REACH Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 hat einige Änderungen, die am 7.th Juli 2020. Die Änderungen umfassen eine Erhöhung der Anzahl der eingeschränkten Phthalate von drei auf vier und eine Ausweitung des Geltungsbereichs der Beschränkungen (siehe unten):

 

Eingeschränkte Stoffe

Umfang der Beschränkung

Aktueller Eintrag 51

DEHP, DBP und BBP:
≤ 0,1% nach Gewicht des plastifizierten Materials (einzeln oder in Kombination)

Weichgemachte Materialien in Spielzeug und Babyartikeln

Überarbeiteter Eintrag 51 ab 7th Juli 2020

DEHP, DBP, BBP und DIBP: <0,1% nach Gewicht des weichgemachten Materials (einzeln oder in Kombination)

Alle Artikel, die weichmacherhaltige Materialien* enthalten

Was sind plastifizierte Materialien?

  • Polyvinylchlorid (PVC), Polyvinylidenchlorid (PVDC), Polyvinylacetat (PVA), Polyurethane
  • Alle anderen Polymere außer Silikonkautschuk und Naturlatexbeschichtungen
  • Oberflächenbeschichtungen, rutschfeste Beschichtungen, Veredelungen, Abziehbilder, Drucksachen
  • Klebstoffe, Dichtstoffe, Farben und Tinte

DIBP wurde häufig als Ersatz für DBP für viele weichgemachte Materialien verwendet. Mit den neuen Beschränkungen müssen die Hersteller nach alternativen Möglichkeiten suchen, um die Norm zu erfüllen.

Welches sind die wichtigsten Produktarten, die von der Ausdehnung betroffen sind?

Mit der Erweiterung der Anforderungen an Phthalate (Eintrag 51) sind alle Artikel betroffen, die weichmacherhaltige Materialien* enthalten.

Dazu können gehören:

  • Innen- und Außenmöbel
  • Artikel zur Dekoration
  • DIY-Artikel
  • Bürobedarf und -ausstattung
  • Sanitärbedarf und -ausstattung
  • Accessoires, Geschenke und hochwertige Artikel
  • Und mehr.

*Ausnahmen

(Wie in Anhang XVII der REACH-Verordnung enthalten - Beschränkungsbedingungen)

(a) Gegenstände, die ausschließlich zur industriellen oder landwirtschaftlichen Verwendung oder zur Verwendung im Freien bestimmt sind

Luft, sofern kein plastifiziertes Material mit menschlichen Schleimhäuten in Berührung kommt

Membranen oder bei längerem Kontakt mit der menschlichen Haut;

(b) Luftfahrzeuge, die vor dem 7. Januar 2024 in Verkehr gebracht werden, oder Gegenstände, wenn sie in Verkehr gebracht werden

auf dem Markt, die ausschließlich für die Wartung oder Reparatur dieser Luftfahrzeuge bestimmt sind, wenn diese

Artikel sind für die Sicherheit und Lufttüchtigkeit des Flugzeugs unerlässlich;

(c) Kraftfahrzeuge, die in den Geltungsbereich der Richtlinie 2007/46/EG fallen und vor dem 7. Juli 2007 in Verkehr gebracht wurden

Januar 2024, oder Gegenstände, die in Verkehr gebracht werden und ausschließlich zur Verwendung in der

Wartung oder Reparatur dieser Fahrzeuge, wenn die Fahrzeuge nicht wie vorgesehen funktionieren können

ohne diese Artikel;

(d) Artikel, die vor dem 7. Juli 2020 in Verkehr gebracht werden;

(e) Messgeräte für den Laborgebrauch, oder Teile davon;

(f) Materialien und Gegenstände, die dazu bestimmt sind, mit Lebensmitteln in Berührung zu kommen, im Rahmen von

Verordnung (EG) Nr. 1935/2004 oder Verordnung (EU) Nr. 10/20111 der Kommission;

(g) Medizinprodukte, die in den Anwendungsbereich der Richtlinien 90/385/EWG, 93/42/EWG oder 98/79/EG fallen, oder

Teile davon;

(h) Elektro- und Elektronikgeräte, die in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2011/65/EU fallen;

(i) die Primärverpackung von Arzneimitteln, die in den Anwendungsbereich der Verordnung (EG) Nr.

726/2004, Richtlinie 2001/82/EG oder Richtlinie 2001/83/EG;

(j) Spielzeug und Babyartikel, die abgedeckt sind durch die Absätze 1 oder 2.

Haben Sie Fragen dazu, wie sich diese Erweiterung auf Ihre Produkte auswirken wird?

Mit den neuen Beschränkungen müssen Marken, Einzelhändler und Hersteller sicherstellen, dass die auf den Markt gebrachten Produkte keine der beschränkten Substanzen enthalten. Bei API können wir technische Beratung anbieten und angepasste chemische Produktprüfung für Ihre betroffenen Produktkategorien, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte die neuen REACH-Anforderungen erfüllen. Unser kombiniertes Fachwissen in den Bereichen Chemie x Herstellung x Haushaltswaren und Spielzeug ermöglicht es unseren Experten, maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Bedürfnisse anzubieten.

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