Alle Marken und Einzelhändler sind verpflichtet, dafür zu sorgen, dass ihre Produkte den Normen und Vorschriften für den Markt entsprechen. Die Vorschriften ändern und verschärfen sich ständig, so dass interne Qualitätsteams Mühe haben, auf dem Laufenden zu bleiben. Auch der Druck auf die Lieferkette und die Zeit bis zur Markteinführung können den Prozess beschleunigen und die Einhaltung der Vorschriften in Gefahr bringen.

Der interne Umgang mit der Einhaltung der Vorschriften über die Marktbestimmung erfordert viel Fachwissen und Zeit, die dem Team nicht immer zur Verfügung stehen. Für viele Marken mit Produkten, die in verschiedenen Märkten verkauft werden, werden Hunderte oder sogar Tausende von Referenzen von verschiedenen Lieferanten in verschiedenen Ländern benötigt. Ohne strategische Prozesse und Software kann die interne Bearbeitung dieser Fragen zeitaufwändig und schwierig sein.

Was ist erforderlich, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen?

Dies ist je nach Produkt und Zielmarkt unterschiedlich, und die Liste der erforderlichen Dokumente - und die Zeit, die für ihre Beschaffung benötigt wird - kann sich schnell summieren.

Behörden und Verbraucher werden immer wachsamer und üben zusätzlichen Druck auf Marken und Einzelhändler aus. Allein in Europa gingen im vergangenen Jahr im EU-Schnellwarnsystem 2253 Warnmeldungen über gefährliche Non-Food-Produkte ein. Zu den am häufigsten gemeldeten Produktkategorien gehörten Spielzeug (27%) sowie Elektrogeräte und -ausrüstungen (10%).

Quelle: EU-Schnellwarnsystem für gefährliche Non-Food-Produkte, Bericht 2020

Zum Beispiel, um zu zeigen, dass die die Einhaltung eines Spielzeugs (ohne Bezugnahme auf weitere Elemente wie zusätzliche Qualitätskriterien, Rückverfolgbarkeit usw.), können mehr als 15 verschiedene Arten von Dokumenten erforderlich sein. Dazu gehören Sicherheits- und Chemikalienberichte für Spielzeug, Kennzeichnungen, Bedienungsanleitungen, Verpackungsvorlagen, EG-Konformitätserklärungen und Stücklisten (BOM). Die Liste der zu sammelnden Dokumente für andere stark regulierte Kategorien wie E&E, Lebensmittelkontakt und Möbel ist ebenfalls umfangreich.

Beispiel für Spielzeug

Das Risiko, dabei erwischt zu werden, ist hoch, nicht nur wegen der hohen Geldstrafen und der Rufschädigung durch die Nichteinhaltung der Vorschriften, sondern auch aus Sicht der Verbraucher. Für Marken, die Produkte auf den Markt bringen, die für den Gebrauch geeignet sind und ein bestimmtes Leistungsniveau aufweisen, müssen neben der Einhaltung der Vorschriften auch andere Faktoren berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die auf den Markt gebrachten Produkte den Erwartungen der Verbraucher entsprechen. In der heutigen webbasierten Welt, in der Online-Rezensionen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden, müssen die Produkte das Markenversprechen erfüllen.

Nehmen wir als Beispiel eine Geschirrmarke: Die Kunden gehen ganz selbstverständlich davon aus, dass die Teller und Tassen, die sie kaufen, sicher im Gebrauch sind (ungiftig), wobei sie eine gewisse Funktionalität als gegeben voraussetzen. Das Produkt wird als spülmaschinen- und mikrowellengeeignet deklariert, wie kann es also nach ein paar Reinigungen kaputt gehen? Oder nach der zweiten Wäsche die Farbe verlieren? Wie ist es möglich, dass es in der Mikrowelle explodiert?

Nicht alle diese Kriterien müssen gesetzlich vorgeschrieben werden, aber die Verbraucher erwarten dennoch, dass sie erfüllt werden. Zusätzlich zu den Konformitätsbescheinigungen müssen die Marken die entsprechenden Leistungstests sammeln, die sicherstellen, dass ihre Produkte halten, was sie versprechen. Dies erfordert eine weitere Ebene der Dokumentation, die in manchen Fällen nur schwer anzufordern ist, da es keine spezifischen Kriterien oder Vorschriften gibt, die eingehalten werden müssen. Wie hoch ist die Anzahl der Spülgänge, die eingehalten werden müssen? Nach welchen Kriterien wird beurteilt, ob etwas mikrowellengeeignet ist?

Beispiel für Geschirr

Um einen möglichst reibungslosen internen Prozess zu erreichen, ist es wichtig, dass:

• Behalten Sie den Überblick über sich ändernde Gesetze und Vorschriften
• Regelmäßige und flüssige Kommunikation mit den Lieferanten
• Sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Erwartungen des Unternehmens über die Einhaltung der Vorschriften hinaus kennen
• Verwendung der richtigen Software zur Erfassung der Dokumentation im Gegensatz zu E-Mails und dem Austausch von Excel-Dateien
• Im Zweifelsfall sind Fachleute hinzuzuziehen.

Es gibt auch Lösungen, mit denen diese Aufgabe ausgelagert werden kann, so dass die Markteinführung sicherer Produkte und die Einhaltung der Vorschriften wesentlich weniger kompliziert sind.

Bei API unterstützen wir unsere Kunden bei der Einhaltung von Produktvorschriften und darüber hinaus mit unserem TCF - Technical Compliance File Lösungen.

Eine neue Art der Dokumentationsverwaltung zum Nachweis der Einhaltung von Vorschriften und mehr

Die TCF-Lösungen von API helfen unseren Kunden, eine digitale ID für jedes Produkt zu erstellen, die dessen Übereinstimmung mit den neuesten geltenden Normen und Vorschriften bestätigt. Dies demonstriert:

• Anwendbare Protokolle
• Validierung/Ablehnung von Dokumenten (Prüfberichte, Erklärungen und andere technische Unterlagen)
• Gültigkeit im Laufe der Zeit.

In vielen Fällen benötigen Marken jedoch Unterstützung, die über die Einhaltung der Vorschriften hinausgeht. Wir helfen unseren Kunden bei ihren zusätzlichen Qualitäts- und Sicherheitskriterien, indem wir unser Produkt- und Branchen-Know-how einbringen, um die Gebrauchstauglichkeit der Produkte zu gewährleisten. Wir können unsere Kunden auch bei der Rückverfolgbarkeit ihrer Lieferketten unterstützen, wenn dies vorgeschrieben ist, aber auch bei der Sicherstellung von Produkten aus nachhaltiger Beschaffung.

Die neue TCF PLATFORM von API Die neue benutzerfreundliche Plattform von API ermöglicht eine größere Transparenz des Prozesses und der Echtzeitdaten. Mit getrennten Kunden- und Lieferantenschnittstellen ermöglicht sie eine vollständige Sichtbarkeit der laufenden, abgeschlossenen und bald ablaufenden Akten. Darüber hinaus bietet sie ein besseres Verständnis der Lieferantenleistung mit fortschrittlicher Verfolgung und KPIs.

Was sind die Vorteile einer Zusammenarbeit mit API?

• Das Vertrauen in ein korrekt ausgefülltes TCF.
• Kosten- und Zeitersparnis.
• Erhöhte Sichtbarkeit.
• Erhöhte Verbraucherzufriedenheit.
• Schnelle Antwort an Behörden (Dokumente mit einem Klick verfügbar).
• Langfristige einfache Rückverfolgbarkeit (gemäß den neuesten Normen und Produktvorschriften).

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