¿Problemas de cumplimiento? Necesita este software en línea

Cumplimentar un Expediente Técnico de Conformidad, como sabemos, es un requisito exigido por la normativa. Consolidar los documentos de conformidad es un reto inmenso y es una red de complejidades que a menudo crea confusión e incertidumbre. Las numerosas normas y reglamentos necesarios para que un producto específico alcance un determinado nivel de conformidad son tan complejos que puede resultar poco claro cómo empezar a abordarlos, por no hablar de tener las capacidades internas para empezar a abordarlos.

"¿Existe una solución a esta maraña de complejidad?".

En plataforma web de desarrollo propio con disponibilidad 24/7 y almacenamiento seguro de sus documentos. Una plataforma como esta puede crear un valor inmenso para minoristas, importadores y directores de calidad, ayudando a aliviar algunas de las presiones y complejidades de cumplimiento al mantener todo en un solo lugar.

En este post, entrevisto a Aurelien Dalle, Director de Operaciones de API, donde tratamos de desvelar algunas de las preguntas más frecuentes en torno a este nuevo software de cumplimiento, y los beneficios que puede proporcionar a las marcas que luchan con problemas de cumplimiento provocados por la falta de documentación, incompleta o incorrecta.  

P: ¿Cuáles son algunos de los retos habituales a los que se enfrentan las organizaciones en relación con el FCT y el cumplimiento de la normativa en general?

• A menudo resulta difícil disponer y mantener internamente todos los conocimientos sobre productos, normas y reglamentos, así como la vigilancia reglamentaria, ya que la mayoría de las veces se necesita la ayuda de expertos técnicos en muchos campos diferentes.
• Es difícil hacer un seguimiento de la documentación, ya que no existe un sistema informático de apoyo adecuado y a menudo se depende de muchos correos electrónicos y archivos Excel para los documentos.

• En muchas organizaciones, el equipo de calidad es pequeño. En algunos casos, los únicos equipos lo suficientemente grandes como para llevar a cabo esta tarea son los del equipo de compras, e incluso entonces suelen necesitar la ayuda de los laboratorios para que les asesoren y juzguen sobre la conformidad y la calidad en general.

• Es una tarea ingente y tediosa determinar los requisitos de cada producto y ponerse en contacto con los proveedores para recopilar toda la documentación. También puede ser una tarea agotadora revisar documentos de 50 páginas en un solo día.

P: ¿Qué hay que hacer después de aplicar el servicio TCF?

• Si el cliente desconoce las normas y reglamentos aplicables para completar un TCF, el equipo de TCF de API puede definir y dar recomendaciones sobre el alcance del cumplimiento (normas obligatorias y documentación técnica, así como requisitos de rendimiento recomendados) del producto para su mercado de destino.
• El equipo del TCF de la API empieza a ponerse en contacto con los proveedores proporcionándoles acceso a la base de datos e informándoles, a través de la herramienta TCF, de los requisitos exactos que se aplican a los productos para que los proveedores puedan empezar a cargar los documentos, en caso de que ya tengan la documentación a mano; de lo contrario, el proveedor empezará a organizar las pruebas necesarias en laboratorios.

P: ¿Cómo puede beneficiarse una organización de este cumplimiento de la normativa? ¿software?

• La herramienta TCF proporciona información centralizada, disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. Ofrecemos conocimientos técnicos del laboratorio API y estadísticas automáticas para supervisar el rendimiento específico de los proveedores. También hay recordatorios organizados integrados en el sistema, que hacen un seguimiento de todo tipo de actividades y fechas dentro de la herramienta.

• Seguimiento de las fechas de validez y caducidad de las normas/documentos y control de versiones, de modo que no sea necesario volver a comprobar el mismo archivo para los siguientes pedidos.

P: ¿Cuál es el plazo de entrega de un TCF completo?

El plazo de entrega depende del rendimiento del proveedor, así que en general puede ser de 1-2 semanas hasta 2-3 meses. A veces puede ser más, ya que algunas pruebas de resistencia específicas duran varios meses.

P: ¿Qué ventajas tiene utilizar una plataforma web?

Este software y su información están centralizados y se puede acceder a ellos desde distintos países. Minimiza la cantidad de correos electrónicos enviados y recibidos, al tiempo que reduce el número de colecciones de documentos de gran tamaño. Además, estos documentos se archivan de forma automática y adecuada para cada elemento.

P: ¿Cómo garantizan la seguridad y confidencialidad de los documentos?

Hay un acceso protegido por contraseña y páginas seguras encriptadas que garantizan la confidencialidad. En también hay un equipo informático dedicado a garantizar la seguridad del software y sólo los empleados de la API están autorizados a realizar modificaciones en la plataforma.